Mitarbeitergespräche richtig führen – Eine kurze Wegleitung für Anwaltskanzlei Inhaber, Partner, geschäftsleitende Anwälte und Anwältinnen und deren Mitarbeiter

Mitarbeiterführung gehört neben der Klienten-Akquisition sowie den Fristenfällen zu den wichtigsten Aufgaben jedes Kanzleiinhabers, Partners oder Anwalts einer Anwaltskanzlei. Bei der Mitarbeiterführung ist das Mitarbeitergespräch das zentrale Gefäss, um den Ist- und den Soll-Zustand zu besprechen, Erwartungen zu klären, Arbeitsabläufe und Verhalten zu optimieren, Kritik und Wertschätzung zu geben und vieles mehr. Die Qualität von Mitarbeitergesprächen ist daher ein wichtiger Faktor für den Erfolg jeder Anwaltskanzlei. Vorliegender Blog zeigt in einem Überblick die wichtigsten Punkte eines gelungenen Mitarbeitergesprächs und soll Sie anregen, die Qualität Ihrer Mitarbeitergespräche zu überprüfen. Die Streiff-Rechtsanwalt Kanzlei bietet in diesem Bereich Vorträge, Seminare und Work-Shops speziell für Anwaltskanzleien und Institutionen mit juristischem Hintergrund an und lädt dazu ein, sich das Leistungsangebot anzusehen (www.streiff-rechtsanwalt.ch).

1.       Regelpraxis und positive Feedback-Kultur

Zwei Dinge sollte in jeder Kanzlei zur gewohnten Routine zählen: Fixe oder variable Mitarbeitergespräche einerseits und eine positive Feedbackkultur andererseits. Denn sind Mitarbeiter und auch Partner etc. in einer Kanzlei gewohnt, in regelmässigen Abständen über den Ist- und Soll-Zustand zu sprechen, wird damit dem Kriterien Entwicklung und Leistungsqualität auf persönlicher und unternehmerischer Ebene ein hoher Stellenwert eingeräumt und signalisiert. Das schlägt sich natürlich auf die Leistungsqualität der Kanzlei und damit indirekt auf Ihre Umsätze nieder. Dabei ist es wichtig verstehen zu geben, dass bei Mitarbeitergesprächen der Fokus weniger fehlerorientiert in der Vergangenheit liegt, so wie die übliche Denkweise von Anwälten, sondern in einer verbindlichen Lösungsorientierung für die Zukunft. Positive Feedbackkultur bedeutet natürlich auch, den Mitarbeitenden die Möglichkeit einzuräumen, um Ist-Zustände zu beschreiben und gleich auch Veränderungsvorschläge geben zu dürfen. Das fördert insgesamt eine positive Feedbackkultur und Qualitätsentwicklung, eine zentrale Erfolgsgarantin für jede Anwaltskanzlei und jeden Mitarbeiter.

2.       Ankündigung des Mitarbeitergesprächs

Mitarbeitergespräche sollten möglichst früh angekündigt werden, damit die Mitarbeitenden und Partner sich nicht überrumpelt fühlen und sich vorbereiten können. Die zu besprechenden Themen sind in Form von Traktanden bekannt zu geben. Und man sollte sich an die angekündigte Agenda auch halten. Wichtig ist auch die Bekanntgabe der Beteiligten und deren Funktion, um die Sachlichkeit in den Vordergrund zu stellen. Wenn z.B. eine Sekretärin oder ein Neueinsteiger sich drei Partnern gegenübersitzen oder -stehen sieht, liegt eine gewisses Machtungleichgewicht vor. Das hat Signalwirkung für die ganze Kanzlei.

3.       Der Ablauf des Mitarbeitergesprächs

Hier gibt es sehr viele Modelle in Praxis. Wichtig erscheinen folgende Punkte: Umschreibung der Ausgangslage (Ist-Zustand), die Erwartung (Soll-Zustand) sowie die Erarbeitung von konkreten Handlungsschritten. Dabei sollten ebenso Ressourcen gestärkt werden, wie auch Wertschätzung für positive Leistungen, Verhalten, Fortschritte nicht vergessen gehen. Das Gespräch endet mit den vier W’s (= wer - macht was - wie - bis wann) enden.

Ich persönlich mag das von Robert Dilts erarbeitete S.C.O.R.E-Modell. Es ist ein hervorragendes Arbeitstool, um das Mitarbeitergespräch schlank und effektiv gestalten zu können. Nach meiner Auffassung sollten Mitarbeitergespräche eher kurz gehalten werden, 20 bis 30 Minuten genügen. Dafür bieten sich mehre Gespräche im Jahr an, wo die Fortschritte sowie allfällige Blockaden besprochen und in den Lösungsplan integriert werden können.

Mitarbeitergespräche in der Anwaltskanzlei für Kanzleiinhaber, Anwälte.

 4.       Effektive Sprachmuster

Von grösster allzu oft unterschätzter Bedeutung ist die Sprache (Wortwahl, Sprachtempo, Höhe etc.), sowohl die verbale wie auch die nonverbale Sprache (Rapport). Mitarbeitende und Partner sind da abzuholen, wo sie stehen (Rapport). Geht man zusätzlich auf die persönlichen und sprachlichen Eigenheiten des Interaktionspartners ein, fördert das das Verständnis sowie die Akzeptanz von Kritik und dessen Zweck enorm. Und die Mitteilungen und Botschaften sind so glaubwürdig wie möglich zu bringen. Das schafft die besten Resultate für alle Seiten. Wie das geschehen kann, erfahren Sie z.B. in unserem Klientologie-Seminar und im Kanzlei-Coaching.

5.       Kontrolle und Autonomie

Sind verbindliche Abmachungen getroffen worden, z.B. die Verbesserung der Schriftsätze, besseres Verhalten gegenüber Mitarbeitenden, sind diese in regelmässigen Abständen zu kontrollieren. Es ist aber wichtig, kein Damokles-Schwert zu erheben. Je mehr Freiheit gelassen wird, desto mehr wird Raum für Entwicklung möglich. Das bedingt Vertrauen und regelmässige (wohlwollende) Kontrolle.

6.       Negativ-Botschaften

Auch hier gibt es bewährte Vorgehensweisen und Sprachmuster. Letztlich kommt es immer darauf an, den Aspekt Mensch mitzuberücksichtigen. Ein Grundsatz aus dem Harvard-Modell besagt: „Es ist doppelt so viel Energie in den Bereich Mensch zu investieren, wie in die sachliche Forderung gesetzt wird“. Wenn Vorgesetzte oder Partner Mühe haben, Problemherde oder Konfliktfelder in guter Form anzusprechen, kann das auch auf ungünstige Überzeugungen und Glaubenssätze und damit auf Führungsoptimierung hindeuten. Hier kann ein Mental-Coaching sehr hilfreich sein.

7.       Fazit:

Mitarbeitergespräche, oder solche unter Partnern, sind das zentrale Gefäss für die Entwicklung der Kanzlei und daher Garanten für Erfolg und Zufriedenheit. Gut geführte Mitarbeitergespräche und deren Koordination nehmen im

Grundsatz wenig Zeit in Anspruch und sollten daher zur Routine in der Kanzlei zählen. Die Methode, der Rapport sowie an den Empfänger angepasste Sprachmuster spielen für die Qualität und Akzeptanz von Mitarbeitergesprächen eine enorm grosse Rolle. Kanzleiführung gehört zu den Kernaufgaben und ist daher prioritär zu behandeln. Den Rahmen bildet das Mitarbeitergespräch.

Streiff-Empowerment | Oliver Streiff Rechtsanwalt & Mental-Coach, Zürich, München | Mitarbeitergespräche Anwälte Anwaltskanzlei